Menu Booking af stand 2021
DJI_0003.jpg
Del på Facebook
Del på Twitter
Del via mail

Praktisk information og udstillervilkår

Her finder du praktisk information, regler og vilkår i forbindelse med booking af en stand.
20181002-untitled-9406_web.jpg

Hent BTGF Regler og Vilkår 2021 0 MB

Brahetrolleborg Game Fair arrangeres  af:   

Brahetrolleborg Skov og Landbrug 
Reventlowsvej  1C,   
5600 Faaborg
Cvr.: 31932777   
www.btgf.dk 

Brahe_web.jpg

INDHOLD

  1. TID, STED OG MESSEKRETARIAT
  2. PRISER, BETALING, FRIBILLETTER OG SÆRLIGE FORHOLD
  3. UDSTILLERKORT
  4. UDSTILLERPARKERING OG SERVICEKØRSEL
  5. ELTEKNIK
  6. VAND
  7. GAS
  8. LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL
  9. KØB AF SMÅTING TIL STANDEN
  10. VAGT OG FORSIKRINGER
  11. RENOVATION
  12. VÅBEN OG AMMUNITION (VIGTIGT)
  13. ØVRIGE VILKÅR OG AFTALEGRUNDLAG FOR UDSTILLERE (VIGTIGT)

 

HVIS IKKE ANDET ER ANGIVET, ER ALLE PRISER EKSKL. 25% MOMS

 

1. TID, STED OG MESSESEKRETARIAT

Brahetrolleborg Game Fair afholdes 6.-8. august 2021 på Brahetrolleborg, Reventlowsvej 1C, 5600 Faaborg.

Åbningstider

Opbygning af stande

Kørsel i forbindelse med opbygning - se afsnit 4

Nedtagning af stande

Nedtagning af udstillinger eller fjernelse af udstillingsgenstande må ikke ske før søndag den 8. august klokken 16.00. Køretøjer lukkes først ind klokken 16.30.

Alle udstillingsgenstande skal være fjernet fra pladsen senest tirsdag den 10. august klokken 10.00.

Efter denne dato har Brahetrolleborg Game Fair ret til at lade utilfredsstillende retablering udbedre og fjerne uafhentet materiale for den pågældende udstillers regning.

Messesekretariat

Findes i et telt på plænen mellem godskontoret og de gule avlsbygninger. Alle udstillere skal ved ankomst for opstilling henvende sig her for udlevering af en velkomstmappe indeholdende bl.a. nærværende VILKÅR, udstillerkort, kombineret tilladelse til parkering og servicekørsel, ordensreglement, dagsprogram-oversigt, bestillingsliste til levering af catering til standpersonalet m.m.

Ved ankomst krydstjekkes også udstillerens bestillinger som modtaget på TEKNISK FORMULAR - se pkt. 5.

I MESSESEKRETARIATET kan også købes diverse småting til standen – se pkt. 9 

 

 

JonasOutside-4020_web.jpg

2. PRISER, BETALING, FRIBILLETTER OG SÆRLIGE FORHOLD

Der er følgende typer af udstillingsstande som kan ses på www.btgf.dk :

 

Priser (3)
shutterstock_68228500_web.jpg

Betalingsbetingelser

Den generelle betalingsbetingelse er fakturadato + 8 dage.

Afhængig af tidspunkt for booking af stand gælder dog, at betaling er udsat til:

Rate 1: 25% depositum plus tilmeldingsgebyr betales den 1.11.2020.

Rate 2: 25% betales den 1.2.2021

Rate 3: 50% betales den 1.6.2021

Ved booking af en stand efter den 23.5.2021 er betalingsbetingelsen fakturadato + 8 dage.

 

Tilmeldingsgebyr, fribilletter

Ved booking af stande op til 3 måneder før åbningen betaler hver udstiller et tilmeldingsgebyr på kr. 1.500, som dækker renovation, miljøafgifter, markedsføringsbidrag, strømforbrug, optagelse i udstillerliste samt 10 stk. gratis dagsbilletter, som tilsendes pr. e-mail, når sidste rate er betalt.

Ved booking af stande senere end 3 måneder før åbningsdatoen er tilmeldingsgebyret kr. 2.500.

 

Særlige forhold

De fleste af Brahetrolleborgs bygninger er fredede, hvorfor det ikke er tilladt at sømme eller bore i bygningsmure. Ophæng på de træbeklædte vægge/skillevægge er tilladt, men søm, skruer, beslag o.l. skal fjernes inden standen forlades den sidste messedag.

Alle træbeklædte vægge er angivet på stand-oversigterne, som findes på hjemmesiden.

Udstillere, som fra deres stand ønsker at udskænke alkoholiske drikke til publikum skal angive dette på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5 og der afregnes en engangsafgift på kr. 2.000. Smagsprøver udskænket på stande, som decideret sælger alkoholiske drikke, er friholdt for afgift.

Den aftalte lejesum er kun vederlag for benyttelsesretten til det lejede areal.

Brahetrolleborg Game Fair forbeholder sig retten til at afvise udstillere, hvis sortimenter ikke er relevante for jagt-, fiskeri- og outdoorsegmentet eller Brahetrolleborg Game Fairs øvrige temaer.

 

 

20190115-_DSC5631_web.jpg

3. UDSTILLERKORT

Udstillerkort udleveres i MESSESEKRETARIATET i forbindelse med ankomst for opstilling.

 Standstørrelse  Antal udstillerkort 
 Op til 9 m2  2 stk. 
 10-19 m2  3 stk.
 20-39 m2  4 stk. 
 40-59 m2  6 stk. 
 60-100 m2  8 stk.
 Over 100 m2 12 stk. 

Ekstra udstillerkort kan tilkøbes for kr. 300,- pr. stk. på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5 eller ved henvendelse i MESSESEKRETARIATET. En bestillingsformular skal udfyldes. Fakturering sker efter messens afslutning.                               

Udstillerkortet giver fri adgang til pladsen under Brahetrolleborg Game Fair, adgang til udstillercaféen og må kun benyttes af udstillerens personale.

4.  UDSTILLERPARKERING OG SERVICEKØRSEL

Hver udstiller får udleveret ét styk kombineret tilladelse til parkering og servicekørsel.

Tilladelsen udleveres i MESSESEKRETARIATET i forbindelse med ankomst for opstilling.

Tilladelsen skal placeres synligt i forruden på det pågældende køretøj. Grundet begrænset areal til udstillerparkering kan der desværre ikke tildeles mere end ét kort pr. udstiller. Øvrige udstillere henvises til publikumsparkeringen.

Tilladelsen er på bagsiden forsynet med kort over udstillernes parkeringsområde.

Parkering af trailere og køretøjer med totalvægt over 3.500 kg henvises til Brændegårdsvej 7, 5600 Faaborg.

Al parkering sker på eget ansvar. 

Endvidere giver tilladelsen ret til servicekørsel på messeområdet om lørdagen og søndagen i tidsrummet kl. 6.00-8.00. Grundet aftenarrangementer i messeområdet er servicekørsel ikke tilladt efter messens officielle lukketid.

Det understreges kraftigt, at tilladelsen ikke giver ret til permanent parkering på messeområdet.

Køretøjer uden tilladelse vil blive nægtet indkørsel. I øvrigt skal anvisninger fra vagter og supervisors følges.

Kørsel på græsområder kan kun ske efter godkendelse af Søren Nielsen, mobil 22 60 30 17.

   

BESTILLING AF TEKNIK, LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL M.M.

Bestillinger af 400V el, vand, gas, ekstra udstillerkort og leje af udstillingsmateriel skal foretages senest den 1. juni 2021 og afgives på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5, som vil findes på hjemmesiden senest den 1. april 2021. Bestillinger, som modtages efter den 1. juni, kan blive pålagt en merpris.

 

5. ELTEKNIK

Der medfølger adgang til ét stk. 230V 10A strømudtag i standprisen

Der er mulighed for at opgradere til følgende:

400V 16A               kr.1.250,- pr. tilslutning

400V 32A               kr.2.250,- pr. tilslutning

400V 63A               kr.3.275,- pr. tilslutning

                                  

Brahetrolleborg Game Fairs elinstallatør skal udføre alle indendørs og udendørs grundinstallationer. Det er udstillers eget ansvar, at elinstallationer på standen samt alle tilslutningskabler til strømudtag er lovlige.

På indendørsstande er der fremført 1 stk. 230V stik til gulvniveau. 

For udendørsstande gælder det, at eltavler placeres, så der er maksimalt 25 meter til den fjerneste stand. Udstilleren må selv sørge for tilslutning med et lovligt forlængerkabel/kabeltromle.

Det er ikke tilladt at benytte generator til elforbrug.

Opmærksomheden henledes på, at det er udstillerens pligt ved eventuel udstilling og demonstration af maskiner, at disse er i overensstemmelse med gældende regler.

Der vil under Brahetrolleborg Game Fair blive gennemført kontrol.

Alle priser er inkl. strømforbrug.

 

6. VAND

Stande kan i begrænset omfang få vandtilslutning og skal bestilles på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5. Pris for tilslutning er kr. 1.500.

Beløbet dækker etablering med maksimalt 20 meters afstand fra forsyningsstik. Der vil under Brahetrolleborg Game Fair blive gennemført kontrol.

Alle priser er inkl. forbrug og vandafledningsbidrag.

 

7.  GAS

Anvendelse af flaskegas skal angives på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5

Ved brug af 11 kg gasflasker må der maksimalt forefindes én gasflaske pr. opvarmningsenhed, samt ét styk reserveflaske pr. stand.

Ved brug af 33 kg gasflasker skal flaskerne opstilles i det fri i et ikke brandbart flaskeskab eller container.

Flaskeskab / container skal i samarbejde med Brahetrolleborg Game Fair sikres mod påkørsel. Yderligere reserveflasker skal anbringes i det af Brahetrolleborg Game Fair opstillede gasdepot.

Gasinstallationer skal udføres af Brahetrolleborg Game Fairs autoriserede installatør, ligesom gasaggregater skal godkendes af en autoriseret installatør inden ibrugtagning.

Såfremt udstilleren ønsker, at Brahetrolleborg Game Fair skal foretage trykprøvning, skal dette bestilles på den særlige FORMULAR – se indledningen til pkt. 5. Pris pr. trykprøve kr. 475.

 

8.   LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL

Leje af udstillingsmateriel (f.eks. borde, stole, skranker m.m.) skal ske ved udfyldelse af TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5

 

9.   KØB AF SMÅTING

I MESSESEKRETARIATET kan købes diverse småting, som f.eks. 1,5 og 3 meter indendørs forlængerkabler, batterier, drikkekrus, ophængskroge, dobbeltklæbende tape, kabelstrips, affaldsposer, brochureholdere m.m. Fakturering foretages efter messens afslutning.

 

10. VAGT OG FORSIKRINGER

Det centrale messeområde er indhegnet. Brahetrolleborg Game Fair har tilsyn og nattevagt fra klokken 19.00 til 8.00 på pladsen i perioden torsdag den 5. august klokken 19.00 til mandag den 9. august klokken 8.00.

Brahetrolleborg Game Fair påtager sig ikke ansvar for skade, der forårsages på personer samt effekter der tilhører eller anvendes af udstilleren eller dennes personale, herunder tab ved tyveri og brand.

Udstillere er selv ansvarlige for at tegne forsikringer, som dækker i forbindelse med Brahetrolleborg Game Fair. Udstilleren er ansvarlig og erstatningspligtig for enhver skade, denne eller dennes personale måtte forvolde på det lejede areal og de af Brahetrolleborg Game Fair tilhørende effekter. Eventuel skade på det lejede opgøres af Brahetrolleborg Game Fair, hvis afgørelse er bindende.

Udstillerne er endvidere ansvarlige for person- eller tingskader, som de ved brugen eller udsmykningen af deres lejede areal eller deres udførte aktiviteter måtte påføre andre udstillere, det besøgende publikum eller Brahetrolleborg Game Fairs personale, supervisors eller medhjælpere (crew).

 

11. RENOVATION

Brahetrolleborg Game Fair ønsker at gøre affaldshåndteringen nem for udstillere, hvorfor affald, pap mv. kan lægges foran standen ved lukketid, og det vil blive fjerne inden åbningstid.

Vi henstiller venligst til, at udstillere ikke benytter de opsatte skraldespande til bortskaffelse, da disse er tiltænkt publikum, ligesom vi henstiller til, at pant sorteres særskilt i de der til indrettede bokse.

Stande med madsalg skal yderligere sortere madaffald og fritureolie.

 

12. VÅBEN OG AMMUNITION

For publikum, som vil benytte vores haglskydebaner:

Ved indgangen skal forevises jagttegn eller SKV-påtegning for publikum, som medbringer haglvåben

Publikum må kun medbringe haglvåben af kaliber 12 eller 20.

Publikum må ikke medbringe ammunition. Dette skal købes ved skydebanerne.

Al transport af haglvåben fra indgangen til skydebanerne skal foregå med våben i våbenkuffert/foderal.

Når pågældende skytte har afsluttet sin skydning og vil videre til en anden bane, skal våbnet transporteres i våbenkuffert/foderal.

Skytten må ikke medbringe ammunition fra den ene bane til den anden.

Hvis skytten ønsker at fortsætte rundt på udstiller-området, skal våbnet indleveres til våbengarderoben.

 

For publikum som vil deltage i jagtbue-skydning:

Jagtbuer skal fra indgangen transporteres direkte til skydebaneområdet.

Hvis skytten ønsker at fortsætte rundt på udstiller-området, skal buen indleveres til våbengarderoben.

Når skytten forlader udstillingen, skal buen afhentes i våbengarderoben og transporteres direkte til udgangen.

 

For udstillere, som vil udstille jagtvåben (både rifler og haglvåben):

Forhandlertilladelse skal fremsendes til Søren Nielsen sn@btgf.dk senest den 1.9.2020

Fastgørelse skal udføres efter de til enhver tid gældende lovkrav.

 

For udstillere, som har bestilt haglskydebaner til egne haglvåben-brands:

Senest den 1. maj 2021 skal udstillerne fremsende til Søren Nielsen sn@btgf.dk kopi af jagttegn for de personer, som skal være ansvarlige for haglskydebanerne bestilt af pågældende udstillerfirmaer.

Det ammunition og de haglvåben, som udstillerne skal anvende på banerne, skal indleveres i vores våbenboks (bygning 4A) senest den 6. august 2021 kl. 10:00.

Ejeren af haglvåbnet skal hver messedag personligt transportere våbnet fra våbenboksen op til skydebanerne og våbenet skal føres i våbenkuffert/foderal.

Samme metode skal anvendes, når våbnet skal tilbage til våbenboksen efter messens lukning.

 

13. ØVRIGE VILKÅR OG AFTALEGRUNDLAG FOR UDSTILLERE

§1 I forbindelse med tilmelding skal oplyses hvilke effekter/ydelser, der ønskes udstillet på standen.

§2 Bytning af stand må kun finde sted efter forud indhentet skriftlig tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair og vil ikke kunne finde sted efter udstillingens start.

§3 Fremlån eller fremleje af det lejede er ikke tilladt, hverken helt eller delvist. Det er forbudt ved skiltning eller lignende at reklamere for andre genstande end de udstillede og for andre firmaer end udstillerens eget. Såfremt to eller flere firmaer deler en stand, betaler hvert firma det angivne tilmeldingsgebyr.

§4 Uddeling af reklamemateriale må kun finde sted fra det lejede areal og kan forbydes, såfremt det måtte være i strid med Brahetrolleborg Game Fair interesser, herunder først og fremmest hensynet til øvrige udstillere.

§5 Såfremt Brahetrolleborg Game Fair må aflyse udstillingen, grundet force majeure samt andre tvingende forhold, vil udstilleren få tilbud om enten at deltage på næstkommende messe eller få refusion på 75% af den indbetalte standleje.

I sådanne tilfælde kan udstilleren ikke gøre misligholdelse gældende og kan således ikke gøre krav på erstatning for andre afholdte udgifter, tabt fortjeneste eller andet.

§6 Som udstiller skal man holde sig inden for det afmærkede og anviste areal.

Brahetrolleborg Game Fair vil ved overskridelse forbeholde sig ret til at opkræve ekstra standleje.

§7 Danske udbydere og formidlere af pakkerejser skal overholde den til enhver tid gældende danske Pakkerejselov, Rejsegarantilov samt de administrative bestemmelser, som Rejsegarantifonden forvalter loven efter.

§8 Salg af drikkevarer er forbeholdt Brahetrolleborg Game Fair. Salg af fødevarer og nydelsesmidler kræver tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair.

§9 Betales standlejen ikke til den aftalte tid (frist i henhold til faktura), kan udstilleren miste retten til udnyttelse af det lejede areal, men forbliver alligevel forpligtet i henhold til aftalens indhold.

§10 Undlader en udstiller i rette tid at møde og opsætte sin stand, eller udnyttes det lejede i strid med reglerne, er Brahetrolleborg Game Fair berettiget til at rydde det lejede for udstillerens regning og til at disponere over det lejede uden refusion af nogen art til udstilleren.

§11 Er standen ikke tømt og ryddelig tirsdag den 10. august klokken 10.00, har Brahetrolleborg Game Fair ret til for den pågældende udstillers regning at lade utilfredsstillende retablering udbedre og at lade uafhentet materiale fjerne for udstillerens regning.

§12 Udstilleren forpligter sig til at holde ro og orden på det lejede, til at holde det lejede rengjort og til i enhver henseende at følge de direktiver, der måtte blive givet denne eller dennes personale af udstillingens ledelse.

§13 Enhver udstiller indestår for, at denne driver lovlig næring her i landet, og at de udstillede varer omfattes af næringsret. Salg og optagelse af bestillinger skal ske til varens sædvanlige pris.

§14 Det er en betingelse for afholdelsen af udstillingen, at samtlige stande er forsynet med udstillers navn og standnummer. Dette standnummerkort vil være ophængt på alle stande og må ikke fjernes i messeperioden.

§15 Ingen udstiller må selv foranstalte støbning af betonfundament og gravning/ boring af jordhuller til f.eks. flagstænger. Enhver overtrædelse medfører erstatningsansvar.

§16 Overnatning på pladsen er efter påbud fra brandmyndigheden ikke tilladt.

§17 Standenes for- og bagområde skal holdes ryddet for brandbart affald. Anvendelse af levende lys er forbudt. Anvendelse af åben grill kan kun ske efter forudgående aftale med Brahetrolleborg Game Fair.

§18 Brahetrolleborg Game Fair er berettiget til at fravælge udstillere, som tilbyder produkter, der falder udenfor messens hovedtemaer.

§19 Alle forsendelsesomkostninger af udstyr o.l. påhviler udstillerne og Brahetrolleborg Game Fair har intet ansvar for uheld og forsinkelser.

§20 Opbevaring af udstyr o.l. som ikke benyttes på standen skal henstilles i områder udpeget af Brahetrolleborg Game Fair og henstår for udstillers egen risiko.

§21 Demonstration uden for egen stand kan finde sted, men kun efter forudgående skriftlig aftale med Brahetrolleborg Game Fairs ledelse.

§22 Anvendelse af højtaleranlæg og lignende samt motorer og maskiner er kun tilladt i det omfang, det efter Brahetrolleborg Game Fairs skøn ikke generer andre udstillere og kun mod forudgående skriftlig aftale med Brahetrolleborg Game Fairs ledelse.

§23 Brahetrolleborg Game Fairs ledelse forbeholder sig ret til at ændre og supplere nærværende vilkår. Udstillerne opfordres til at orientere sig på hjemmesiden, hvor det seneste versionsnummer kan læses og udskrives. I de tilfælde, hvor der ikke er beskrivelser i nærværende vilkår som dækker pågældende forhold, forbeholder Brahetrolleborg Game Fair sig ret til at træffe en afgørelse selv, og denne afgørelse er inappellabel.

§24 Enhver tvist, der måtte opstå mellem udstilleren og Brahetrolleborg Game Fairs personale, supervisors eller medhjælpere (crew), afgøres med bindende virkning af Brahetrolleborg Game Fairs ledelse.