Brahetrolleborg Game Fair arrangeres af:
Brahetrolleborg Skov og Landbrug
Reventlowsvej 1C,
5600 Faaborg,
www.btgf.dk
Vi beder alle læse de generelle regler under afsnit 11.
1 TID OG STED
Brahetrolleborg Game Fair afholdes 2.- 4. august 2019 på Brahetrolleborg, Reventlowsvej 1C, 5600 Faaborg.
Åbningstider
| Fredag den 2. august |
klokken 12.00 – 18.00 |
| Lørdag den 3. august |
klokken 09.00 – 18.00 |
| Søndag den 4. august |
klokken 09.00 – 18.00 |
Opbygning af stand
| Onsdag den 31. juli |
klokken 09.00 – 17.00 |
| Torsdag den 1. august |
klokken 08.00 – 20.00 |
| Fredag den 2. august |
klokken 08.00 – 10.00 |
Nedtagning af udstillinger eller fjernelse af udstillingsgenstande må ikke ske før søndag den 4. august klokken 18.00. Køretøjer lukkes først ind klokken 18.00.
Alle udstillingsgenstande skal være fjernet fra pladsen senest tirsdag den 6. august klokken 14.00.
Efter denne dato har Brahetrolleborg Game Fair ret til at lade utilfredsstillende retablering udbedre og fjerne uafhentet materiale for den pågældende udstillers regning.
2 PRIS FOR LEJE AF STANDE
Der er følgende udstillingsstandtyper på Brahetrolleborg Game Fair:
Indendørs
- Opbyggede stande min 9m2, inkl. vægge til nabostande samt 230V strømstik kr. 550,- pr. m2
- Rå stande - et markeret område på bart gulv min. 25 m2 (begrænset antal) samt 230 v strømstik kr. 400,- pr. m2
Udendørs
- Stande i telte med gulv inklusive 230 v strømstik kr. 350,- pr. m2
- Telte med gulv i moduler af min 3 x 3 meter kr.
Biler og både
- Rå stand op til 50 m2 kr. 3.500,- pr. stk.
- Rå stand op til 100 m2 kr. 6.000,- pr. stk.
- Rå stande over 100 m2 pris efter aftale
Stande med ”mad og drikke”
Leje af stande hvorfra der sælges madvarer samt andre nydelsesmidler aftales individuelt.
Kontakt Catharina Reventlow-Mourier, crm@btgf.dk
Udstillingsstand i VIP-området
Der er 10 eksklusive standpladser i den smukt restaurerede historiske kostald på Brahetrolleborg. Hvert udstillerområde er på ca. 15m2 med 230 v strøm og internetforbindelse. En stand koster kr. 20.000,- ex. moms og man sørger selv for opbygning og indretning.
Dekorationer og andet standmateriale skal holdes indenfor markeringen.
Gebyr
Alle stande tillægges et standgebyr på kr. 750,-. Dette gebyr omfatter 550,- til dækning af renovation og ét stk. 230V 10 AMP strømtilslutning inklusive forbrug, samt 200,- i markedsføringsbidrag, som dækker en andel af omkostningerne ved synliggørelse i udstillingslister i Brahetrolleborg Game Fairs relevante udgivelser.
Den aftalte lejesum er kun vederlag for benyttelsesretten til det lejede areal.
Brahetrolleborg Game Fair forbeholder sig retten til at afvise udstillere, hvis sortimenter ikke er relevante for jagt og fiskeri eller Brahetrolleborg Game Fairs øvrige temaer.
Der betales 50% af standlejen ved tilmelding samt tilmeldingsgebyr. Alle priser er eksklusive 25% moms.
3 UDSTILLERKORT OG PARKERINGSTILLADELSER
Udstillerkort efter følgende regler:
| Standens størrelse |
Antal kort |
| 0 - 20 m2 |
2 |
| 21 – 40 m2 |
4 |
| 41 – 60 m2 |
6 |
| 61 – 100 m2 |
8 |
| Over 100 m2 |
Efter aftale |
| VIP stand |
Efter aftale |
De udleverede udstillingskort giver fri adgang til pladsen under Brahetrolleborg Game Fair og må kun benyttes af udstilleren og personale.
4 PARKERING OG SERVICEKØRSEL
Til udstillere og deres personale reserveres særlige parkeringspladser.
Kort over udstillerparkering vil være trykt på bagsiden af parkeringstilladelsen.
Parkeringstilladelsen fremsendes sammen med billetter og det øvrige materiale.
Alle stande får fremsendt ét stk. ”kombineret parkeringstilladelse og servicekørsel”. Denne tilladelse giver mulighed for kørsel på messeområdet før klokken 9.00 og efter klokken 18.00 samt mulighed for parkering på udstillingsparkering. Det understreges kraftigt, at denne indkøringstilladelse ikke giver tilladelse til parkering på messepladsen men mulighed for, at enkelte vogne kan køre ind og ud før og efter åbningstid.
Tilladelsen skal udfyldes korrekt og være monteret i forruden af køretøjet inden indkørsel på messeområdet. Køretøjer uden tilladelse vil blive nægtet indkørsel. Parkering uden for egen stand, på veje og rabatter er ikke tilladt. Vogne med indkøringstilladelse må ikke benyttes til intern kørsel på messeområdet.
5 GÆSTEKORT
Som standlejer får man på forhånd tilsendt 10 stk. gæstekort til forretningsforbindelser eller lignende, som skal udfyldes med firmaets navn, adresse og standnummer, inden de videregives. Der faktureres kr. 70,- + moms pr. gæstekort og kun for dem som bliver anvendt i indgangen. Faktura for de benyttede kort vil blive fremsendt efter Brahetrolleborg Game Fair. Yderligere kan bestilles.
6 STRØM
Alle stande opkræves kr. 550,- for 230V 10 AMP strømtilslutning, hvilket er et standardtillæg til standlejen. Der er mulighed for at opgradere til følgende:
- 400V 16 AMP kr. 1.250,- pr. tilslutning
- 400V 32 AMP kr. 2.250,- pr. tilslutning
- 400V 63 AMP kr. 3.275,- pr. tilslutning
Brahetrolleborg Game Fairs elinstallatør opstiller grundinstallationer i form af byggetavler. Det er udstillers eget ansvar at udføre tilslutning til tavlen, ligesom det er udstillers ansvar, at gældende regler overholdes og at egne installationer er lovlige.
El-tavlerne placeres, så der kan påregnes en maks. afstand på 25 meter til stand – husk forlængerledning.
Eventuelle elektriske installationer skal for udstillerens regning udføres af Brahetrolleborg Game Fairs autoriserede elinstallatør.
Det er ikke tilladt at benytte generator til elforbrug.
Opmærksomheden henledes på, at det er udstillerens pligt ved eventuel udstilling og demonstration af maskiner, at disse er i overensstemmelse med gældende regler.
Der vil under Brahetrolleborg Game Fair blive gennemført kontrol. Strømtilslutninger ud over det bestilte vil blive faktureret til lejer af standen.
Alle priser er + 25% moms.
7 VAND
Stande, der forbruger vand, skal alle bestille vandtilslutning ved tilmelding.
Prisfor tilslutning er kr. 1.250,- + moms
Beløbet dækker etablering med maksimalt 20 meters afstand, forbrug og vandafledningsbidrag. Alle stande med madsalg skal bruge godkendt installation. Der vil under Brahetrolleborg Game Fair blive gennemført kontrol. Vandtilslutninger ud over det bestilte vil blive faktureret til lejer af standen.
8 GAS
Anvendelse af flaskegas skal anmeldes ved tilmelding.
Ved brug af 11 kg gasflasker må der maks. forefindes én gasflaske pr. opvarmningsenhed, samt ét styk reserveflaske pr. stand.
Ved brug af 33 kg gasflasker skal flaskerne opstilles i det fri i et ikke brandbart flaskeskab eller container.
Flaskeskab / container skal i samarbejde med Brahetrolleborg Game Fair sikres mod påkørsel. Yderligere reserveflasker skal anbringes i det af Brahetrolleborg Game Fair opstillede gasdepot.
Gasinstallationer skal udføres af Brahetrolleborg Game Fairs autoriserede installatør, ligesom gasaggregater skal godkendes af en autoriseret installatør inden ibrugtagning.
Alle med gasforbrug skal anmelde antal enheder senest den 19. juli 2019.
Såfremt udstiller ønsker, at Brahetrolleborg Game Fair skal foretage trykprøvning, skal dette ligeledes bestilles senest 19. juli 2019. Pris pr. trykprøve kr. 475,- + moms.
9 VAGT
Udstillerområdet er indhegnet. Brahetrolleborg Game Fair har tilsyn og nattevagt fra klokken 19.00 til 8.00, på pladsen i perioden torsdag den 1. august klokken 19.00 til mandag den 5. august klokken 8.00.
Brahetrolleborg Game Fair påtager sig ikke ansvar for skade, der forårsages på personer samt effekter der tilhører eller anvendes af udstilleren eller dennes personale, herunder tab ved tyveri og brand.
Udstillere kan selv tegne en tillægsforsikring, der dækker under Brahetrolleborg Game Fair. Udstilleren er ansvarlig og erstatningspligtig for enhver skade, denne eller dennes personale måtte forvolde på det lejede areal og de af Brahetrolleborg Game Fair tilhørende effekter. Eventuel skade på det lejede opgøres af Brahetrolleborg Game Fair, hvis afgørelse er bindende. Forsikringer af enhver art påhviler udstilleren.
Udstillerne er ansvarlige for person- eller tingskader, som de ved brugen eller udsmykningen af deres lejede areal måtte påføre andre udstillere eller det besøgende publikum.
10 RENOVATION
Brahetrolleborg Game Fair sætter fokus på sortering af affald. Affald skal sorteres i følgende kategorier:
- Forbrænding
- Pap
- Plast
- Pant
Der vil være containere til forbrændingsegnet affald i nærheden af standene. Såfremt en udstiller har store mængder pap, kan dette lægges ved vejsiden ved lukketid, og det vil blive fjerne inden åbningstid. Hvis en udstiller har meget plast, kan vedkommende henvende sig til sekretariatet og der vil blive udleveret poser til indsamling af plast i nærheden af standen.
Stande med madsalg skal yderligere sortere:
I forbindelse med udsendelse af billetter m.v. fremsendes vejledning i standenes affaldshåndtering.
11 ØVRIGE VILKÅR OG AFTALEGRUNDLAG FOR UDSTILLERE
- I forbindelse med tilmelding skal oplyses hvilke effekter, der ønskes udstillet på standen.
- Bytning af stand må kun finde sted efter forud indhentet skriftlig tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair og vil ikke kunne finde sted efter udstillingens start.
- Fremlån eller fremleje af det lejede er ikke tilladt, hverken helt eller delvist. Det er forbudt ved skiltning eller lignende at reklamere for andre genstande end de udstillede og for andre firmaer end udstillerens eget.
- Uddeling af reklamemateriale må kun finde sted fra det lejede areal og kan forbydes, såfremt det måtte være i strid med Brahetrolleborg Game Fair interesser, herunder først og fremmest hensynet til øvrige udstillere.
- Brahetrolleborg Game Fair forbeholder sig ret til at aflyse udstillingen, og indbetalt leje ex. tilmeldingsgebyr vil da blive tilbagebetalt, men udstilleren har ikke krav på erstatning for andre afholdte udgifter, tabt fortjeneste eller andet.
- Indskrænkninger i udstillingens omfang eller varighed som følge af forbud fra myndighederne eller andre forhold, der måtte betegnes som ”force majeure”, medfører ingen ret til reduktion i den aftalte lejesum eller krav på erstatning.
- Som udstiller skal man holde sig inden for det afmærkede og anviste areal. Brahetrolleborg Game Fair vil ved overskridelse forbeholde sig ret til at opkræve ekstra standleje.
- Udbydere af rejser skal overholde den til enhver tid gældende pakkerejselov gældende for rejseudbydere, agenter eller formidlere
- Salg af drikkevarer er forbeholdt Brahetrolleborg Game Fair. Salg af fødevarer og nydelsesmidler kræver tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair.
- Såfremt en udstiller ikke betaler sin standleje til den aftalte tid (frist i henhold til faktura), mister udstilleren retten til udnyttelse af det lejede areal, men forbliver alligevel forpligtet i henhold til aftalens indhold.
- Undlader en udstiller i rette tid at møde og opsætte sin stand, eller udnyttes det lejede i strid med reglerne, er Brahetrolleborg Game Fair berettiget til at rydde det lejede for udstillerens regning og til at disponere over det lejede uden refusion af nogen art til udstilleren.
- Er standen ikke tømt og ryddelig tirsdag den 6. august klokken 14.00, har Brahetrolleborg Game Fair ret til for den pågældende udstillers regning at lade utilfredsstillende retablering udbedre og at lade uafhentet materiale fjerne.
- Udstilleren forpligter sig til at holde ro og orden på det lejede, til at holde det lejede rengjort og til i enhver henseende at følge de direktiver, der måtte blive givet denne eller dennes personale af udstillingens ledelse.
- Enhver tvist, der måtte opstå mellem udstilleren og ledelsen, afgøres med bundende virkning af Brahetrolleborg Game Fairs ledelse.
- Enhver udstiller indestår for, at denne driver lovlig næring her i landet, og at de udstillede varer omfattes af næringsret. Erhvervs- og Selskabsstyrelsen tillader i medfører af næringslovens §15 https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=137688 , at deltagere i udstillingen foretager direkte salg af udstillede varer. Styrelsen tillader endvidere, at de forretningsdrivende optager bestillinger på de varer, som de normalt sælger til forbrugere. Salg og optagelse af bestillinger skal ske til varens sædvanlige pris.
- Det er en betingelse for afholdelsen af udstillingen, at samtlige stande er forsynet med udstillers navn, faste forretningsadresse og CVR-nr. Der udsendes et udstillerskilt, som skal hænge synligt på standen.
- Ingen udstiller må selv foranstalte støbning af betonfundament og gravning/boring af jordhuller til f.eks. flagstænger. Enhver overtrædelse medfører erstatningsansvar.
- Overnatning på pladsen er i henhold til overenskomst med brandmyndigheden ikke tilladt.
- Standenes for- og bagområde skal holdes ryddet for brandbart affald. Anvendelse af levende lys er forbudt. Anvendelse af åben grill kan ske efter forudgående aftale med Brahetrolleborg Game Fair.
- Indskrænkninger i udstillingens omfang eller varighed, som følge af forbud eller henstillinger fra myndigheder og / eller organisationer eller andre forhold af uforudseelig og tvingende art, medfører ingen ret til reduktion af standleje eller krav på erstatning.
- Brahetrolleborg Game Fair er berettiget til at fravælge udstillere, som tilbyder produkter der falder udenfor messens hovedtemaer.
- Alle forsendelsesomkostninger påhviler udstillerne, og Brahetrolleborg Game Fair har intet ansvar for uheld og forsinkelser.
- Demonstration uden for egen stand kan finde sted, men kun efter forudgående aftale med Brahetrolleborg Game Fairs ledelse.
- Anvendelse af højtaleranlæg og lignende samt motorer og maskiner er kun tilladt i det omfang, det efter Brahetrolleborg Game Fairs skøn ikke generer andre udstillere og kun mod forudgående aftale med Brahetrolleborg Game Fair.
- Brahetrolleborg Game Fairs ledelse forbeholder sig ret til at ændre og supplere ovennævnte udstillingsregler. I alle tilfælde, hvor der ikke er beskrivelser i ”Regler og priser” som dækker, forbeholder Brahetrolleborg Game Fair sig ret til at træffe afgørelse selv, og denne afgørelse er inappellabel.
